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Projektphase 3
Vom Zuwendungsbescheid zur Projektumsetzung
Liegt Ihnen der Zuwendungsbescheid vor, so können Sie in die Umsetzung starten.
Es gibt dabei jedoch einige Dinge zu beachten:
- Sorgsame Lektüre des Zuwendungsbescheids
Lesen Sie den Zuwendungsbescheid samt Anlagen genau durch, um sanktionsrelevante Fehler zu vermeiden. Auch relevante Merkblätter bspw. zu Vergabe und zur Publizität sind zu beachten. - Wurden alle Kosten bewilligt?
Überprüfen Sie, ob alle von Ihnen beantragten Kostenpunkte bewilligt wurden. Es ist möglich, dass manche von der Förderung ausgeschlossen werden. - Fristen beachten
Im Zuwendungsbescheid sind auch die Fristen enthalten, bis zu denen Ihr Vorhaben umgesetzt und abgerechnet sein muss. Notieren Sie sich diese und stimmen Sie sie mit Ihren Projektpartnern ab.
Wichtig: Eine gute Dokumentation ist die halbe Miete! Heben Sie projektrelevante Mails sorgfältig auf. Machen Sie Screenshots mit Datumsanzeige von Websiteveröffentlichungen und achten Sie auch darauf für Öffentlichkeitsarbeit Fotos zu machen.
Wir empfehlen, von postalisch versandten Unterlagen einen Scan anzufertigen.
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Vergabe
Fördergelder sind Steuergelder - aus diesem Grund gibt es bei Projekten, die Fördergelder verwenden auch einige Dinge zu beachten. Eine Übersicht finden Sie im Merkblatt zu Vergabe bei LEADER.
Lesen Sie aufmerksam den Zuwendungsbescheid und dessen Anlagen (AnP-Best): Hier finden Sie z.B. Auskunft, welche Wertgrenzen Sie für einzelne Aufträge zu beachten haben.
Öffentliche Auftraggeber sind Kommunale Körperschaften aber auch solche Einrichtungen, die unter §99 GWB fallen. Diese müssen die Vergabevorschriften nach IMBek einhalten und die entsprechenden LEADER-Formulare ausfüllen.
Wichtig:
Vergabefehler können zu Sanktionen und Entzug der Fördermittel führen! Informieren Sie sich deswegen unbedingt vor der Ausschreibung darüber, was Sie zu beachten haben. Wenden Sie sich bei Fragen zum Vergaberecht an eine fachkundige Stelle, bspw. das Bayerische Beratungszentrum.
Auch wenn kein Vergabeverfahren durchgeführt wird, so muss der Projektträger für jeden Auftrag drei kostenbegründende Unterlagen eingeholt werden. Neben den tatsächlichen Rechnungsbelegen zählen hierzu voneinander unabhängige Angebote, Kostenvoranschläge oder Absageschreiben. Sie können für 10 % der zuwendungsfähigen Ausgaben - maximal jedoch 10.000 € - auf eine Kostenplausibilisierung verzichten.
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Publizitätsvorschriften beachten
Getreu dem Motto „Tu Gutes und sprich darüber“ verlangt der Fördermittelgeber von Ihnen, bestimmte Vorschriften bei der Öffentlichkeitsarbeit zu beachten. Förderhinweise müssen auf allen Printmaterialien, sowie auf der Website und projektbezogenen Social-Media Posts enthalten sein. Bei Bauvorhaben muss bereits mit Beginn der Umsetzung ein Hinweisschild angebracht werden.
Das Merkblatt zu den Sichtbarkeitsvorschriften finden Sie hier.
Eine Grafikvorlage für Erläuterungstafel/Förderhinweise können Sie hier herunterladen.
Öffentlichkeitsarbeit
LEADER und die LAG leben von Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Sie sollten sich auch als Botschafter*in des Förderprogramms verstehen und Gelegenheiten nutzen, in der Region über Ihr Projekt und die LEADER-Förderung zu informieren.
- Achten Sie darauf, während der Umsetzung und bei der Projekteröffnung gute Fotos zu machen.
- Binden Sie die lokale Presse ein.
- Verweisen Sie auf die LAG und die LEADER-Förderung.
Gerne unterstützt Sie das LAG-Management hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit.
Beantragung der Vorschusszahlung
- Beantragt werden können bis zu 50 % der bewilligten Gesamtsumme (gilt auch für vorzeitigen Maßnahmenbeginn).
- Sie müssen bereits 25 % der maximal anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben beauftragt haben.
- Der Vorschuss kann frühestens drei Monate nach Erhalt der Bewilligung bzw. des vorzeitigen Maßnahmenbeginns (VZ) eingereicht werden.
- Beantragt wird der Zuschuss über iBALIS. Hierzu gehen Sie auf die Antragsübersicht (Auge-Symbol) und finden dort einen Button ‚Zum Zahlungsantrag‘. Hierüber kann der Vorschuss beantragt werden. Wenn der Button noch grau hinterlegt ist, bedeutet das, dass die Bewilligung bzw. der VZ noch keine drei Monate zurückliegt.
- Die Beauftragung der entsprechenden Leistungen muss in das Formular ‚Übersicht Beauftragungen‘ eingetragen werden. Als Nachweis gelten etwa die schriftliche Auftragserteilung oder ein Gemeinderatsbeschluss.
- Zum Vorschuss finden Sie alle genauen Informationen im entsprechenden Merkblatt.
Antrag auf Konzeptänderung
Kein Projekt wird genauso umgesetzt, wie es ursprünglich geplant ist. Man muss auf neue Gegebenheiten reagieren oder manches lässt sich nicht so verwirklichen, wie man das wollte. Falls sich in Ihrem Projekt also etwas ändern sollte, ist das kein Grund zur Sorge. Um eventuelle Kürzungen zu vermeiden, ist es aber wichtig, den Fördermittelgeber rechtzeitig darüber in Kenntnis zu setzen. Nehmen Sie keine Änderung vor, ohne eine vorherige Genehmigung eingeholt zu haben. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie das LAG-Management oder die Bewilligungsstelle.
Beispiele für solche Konzeptänderungen sind etwa:
- Hinzukommen bzw. Wegfallen von Projektbestandteilen
- Änderung bei der Anzahl zu erwerbender Gegenstände
- Änderung der Produktart (z.B. Sonnensegel statt Metallüberdachung)
- Kostenreduzierungen
Hinweis: Die im Bewilligungsbescheid festgelegte Fördersumme kann nicht erhöht werden.
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